Có một số nguyên tắc sử dụng email cơ bản
mà ai cũng biết như không gửi trả lời cho tất cả mọi người khi không cần
thiết, không viết hoa toàn bộ email...
Tuy nhiên, có những nguyên tắc sử dụng email không được công nhận
rộng rãi nhưng có thể khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp. Dưới đây là
5 nguyên tắc như vậy:
Chỉ trả lời email khi có thông tin được hỏi
Bạn nhận được email hỏi về thông tin A. Bạn không nắm thông tin này
và được sếp thông báo phải đợi đến tuần sau mới có. Nhưng bạn không báo
lại cho người hỏi để anh/cô ấy biết về tình huống này và nghĩ rằng sẽ
trả lời khi có thông tin trong tay.
Điều này có thể khiến người gửi email lo lắng không biết bạn có nhận
được thư họ hay không, hay là bạn quên, hoặc tại sao lại mất thời gian
đến vậy... Hẳn nhiên họ sẽ cảm thấy bức bối, khó chịu. Nếu việc này lặp
lại nhiều lần, bạn sẽ bị mang tiếng là người phản hồi chậm trễ.
Cách giải quyết rất đơn giản: hãy trả lời rằng “Tôi sẽ trả lời
anh/chị về vấn đề này vào đầu tuần tới”. Việc này chỉ mất 10 giây và bạn
sẽ không để người khác phải chờ đợi.
Không trả lời email gửi tới chung với sếp
Chắc hẳn bạn từng gặp tình huống sau: một đồng nghiệp gửi email tới
bạn và sếp với một câu hỏi rõ ràng và bạn có thể trả lời. Bạn cho rằng
sếp là cấp cao, sẽ lịch sự hơn nếu không “qua mặt” anh/cô ấy. Tuy nhiên,
thực tế là sếp sẽ đánh giá cao nếu bạn giải quyết câu hỏi và tiết kiệm
thời gian cho anh/cô ấy.
Nếu đây là lần đầu tiên bạn gặp tình huống này hoặc cảm thấy không
chắc mình có nên chủ động trả lời hay không, hãy trực tiếp hỏi sếp.
Gửi những lời nhắc nhở lịch thiệp
Bạn có xu hướng “lạm dụng” những cụm từ nhắc nhở lịch sự trong phần
chủ đề của email khi muốn giục đồng nghiệp làm một điều gì đó. Điều này
có thể "gây lờn" và bị người nhận phớt lờ.
Trong công việc, bạn cần mạnh mẽ và cứng rắn, không nhất thiết phải
làm giảm nhẹ mức độ khẩn thiết hoàn thành nhiệm vụ bằng những cụm từ nhẹ
nhàng và lịch thiệp.
Trả lời email khẩn cấp hay nhạy cảm chỉ với từ “OK”
Đôi khi trả lời email với từ “OK” đơn giản là điều chấp nhận được.
Chẳng hạn nếu đồng nghiệp email để thông báo về chỗ để giấy in mới,
email trả lời dài hơn là không cần thiết. Tuy nhiên, nếu sếp email cho
bạn về một việc gấp hay nhạy cảm trong công việc và bạn đáp lại chỉ với
“OK”, bạn sẽ bị đánh giá là cư xử không phù hợp.
Cách giải quyết là hoặc bạn trả lời qua điện thoại, hoặc soạn email có nội dung dài hơn, lịch sự hơn rồi mới gửi đi.
Email quá dài hoặc không rõ ràng
Nếu email của bạn như một bức thư tự sự không ngừng hoặc bao gồm tất
cả chi tiết của một tình huống trong khi người nhận chỉ muốn thấy kết
quả, bạn đang thử thách sự kiên nhẫn của họ. Và ở thời điểm "cách mạng
email” như hiện nay, bạn có thể bị coi là người không biết cách dùng
email.
webphunu.net
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét